Hysbysiad Preifatrwydd Archifau Gwent (PN090)

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Archifau Gwent

Maes gwaith: Y Swyddfeydd Cyffredinol, Steelworks Road, Glyn Ebwy, NP23 6AA

Manylion Cyswllt: Lisa Snook, Archifydd y Sir, ffôn: 01495 766261 enquiries@gwentarchives.gov.uk

Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Hysbysiad Preifatrwydd Archifau Gwent

Rheolwr Data:

Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen
d/o Y Ganolfan Ddinesig
Pont-y-pŵl
NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod

Swyddog Diogelu Data:

Sharon Clifford
Ffôn:01495 766230
E-bost: Sharon.clifford@torfaen.gov.uk

Mae’r gwasanaeth yn prosesu gwybodaeth bersonol i ddarparu, rheoli a gweinyddu’r Archif. Mae hyn yn cynnwys darparu:

  • Mynediad at gasgliadau’r Archif
  • Cyfleustra chwilio cofnodion ar gyfer unigolion yng nghatalogau’r Archifa, ac ystod o gymhorthion canfod unigolion ar y safle ac arlein
  • Y Gwasanaeth Cadwraeth
  • Y gwasanaeth Addysg penodol sy’n cyflwyno digwyddiadau a gweithgareddau, gwirfoddoli a phrofiad gwaith
  • Cyngor i helpu i gyfoethogi ymchwil drwy fynediad at ein hadnoddau. Mae’r gwasanaeth Archifau yn cynnig cymorth i gynllunwyr, tirfeddianwyr, datblygwyr, ymgynghorwyr, ysgolion a phrifysgolion, grwpiau lleol ac aelodau’r cyhoedd yn gyffredinol.

1) Pwy sy'n darparu eich data i Archifau Gwent?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych er mwyn i ni allu cyflawni rôl gwasanaeth archifau awdurdod lleol.

Rydym hefyd yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol gan:

  • Yr awdurdodau lleol a wasanaethir gan Archifau Gwent (Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili, Cyngor Dinas Casnewydd, Cyngor Sir Fynwy)
  • Gwasanaeth Iechyd Gwladol
  • Gwasanaethau’r llys
  • Sefydliadau crefyddol
  • Gwasanaeth Crwner Gwent
  • Unigolion, busnesau a sefydliadau sy’n adneuo eu casgliadau gydag Archifau Gwent neu sy’n ystyried gwneud hynny

2) Sut mae Archifau Gwent yn casglu’r wybodaeth hon:

  • Gellir casglu gwybodaeth ar ffurflenni perthnasol yn dibynnu ar natur eich ymholiad. Gellir cadw’r wybodaeth yn ddigidol neu fel copi caled.
  • Gellir adneuo gwybodaeth gydag Archifau Gwent sy’n cynnwys manylion amdanoch chi, er ei bod wedi ei chasglu gan sefydliadau eraill
  • Bydd gwybodaeth yn cael ei chasglu drwy gysylltiad personol ar y safle ac oddi ar y safle, drwy ebost, post arferol a chyfathrebu ar y ffôn.

3) Pa wybodaeth mae Archifau Gwent yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r gwasanaeth yn prosesu gwybodaeth bersonol sy’n berthnasol i achosion unigol a all gynnwys, ond nad yw wedi ei chyfyngu i’r data personol canlynol:

  • Gwybodaeth gyswllt – e.e.
    • enw
    • cyfeiriad
    • rhif ffôn
    • cyfeiriad ebost
  • Gwybodaeth bersonol arall sydd ei hangen i ddarparu’r gwasanaeth sydd ei angen gan y defnyddiwr
  • Gellir hefyd cynnwys gwybodaeth mewn ffeiliau adneuwr, a bydd hyn yn amrywio yn dibynnu ar y cofnodion sy’n cael eu hadneuo

4) Pam fod Archifau Gwent yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

  • Mae angen hyn i ddibenion archifo, dibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol, neu ddibenion ystadegol

5) Categorïau Arbennig o ddata personol:

Er nad ydym yn gofyn i chi yn uniongyrchol i ddatgelu unrhyw ddata categori arbennig, gall eitemau a adneuir gynnwys y canlynol:

  • data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data sy’n ymwneud ag iechyd
  • data personol yn datgelu aelodaeth o undeb llafur
  • data syn ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn
  • data personol yn datgelu barn wleidyddol

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

A

Pan fyddwn yn casglu data troseddol, bydd hyn yn cael ei brosesu o fewn Archifau Gwent o dan Erthygl 10 GDPR y DU.

6) Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau sydd wedi adneuo eich data. Gall y rhain gynnwys, ond nid ydynt wedi eu cyfyngu i:

  • Cyd-wasanaeth Mabwysiadu De-ddwyrain Cymru

Gellir dychwelwyd eitemau a adneuwyd i’r adneuwr gwreiddiol, neu’r awdurdod lleol presennol, o wneud cais.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

7) Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

8) Sut mae Archifau Gwent yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan Archifau Gwent bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. At hyn, nid yw data yn cael ei gyrchu gan weithwyr ac eithro er mwyn ymgymryd a’u dyletswyddau.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn:

  • Cabinetau diogel y gellir eu cloi mewn adeilad diogel
  • Storfa rwydwaith ddiogel a ddarperir gan ddarparwr TGCh Archifau Gwent

Pan fo Archifau Gwent yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

9) Am ba mor hir mae Archifau Gwent yn cadw eich data?

Bydd Archifau Gwent yn cadw eich data personol dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Serch hynny, mae amrywiol gyfnodau cadw eraill sy’n effeithio gwahanol fathau o wybdoaeth ac anghenion gwasanaeth ac mae’r rhain yn amrywio o flwyddyn i yn barhaol, yn dibynnu ar y math o wybodaeth.

10) Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Mrs Neta Whitehead, Archifau Gwent, Y Swyddfeydd Cyffredinol, Steelworks Road, Glyn Ebwy, Blaenau Gwent, NP23 6AA, ebost: enquiries@gwentarchives.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk